Sang Roma H O N











{June 10, 2010}   SISTEM PENYIMPANAN DAN PENJAJARAN DOKUMEN REKAM MEDIS
  1. A. TUJUAN PENYIMPAN DOKUMEN REKAM MEDIS
    1. Menjaga kerahasiaan dokumen rekam medis.
    2. Mempunyai arti penting sehubungan dengan riwayat penyakit seseorang guna menjaga kesinambungan.
    3. Mempermudah pengambilan kembali dokumen rekam medis (retrieve)
  2. B. CARA PENYIMPANAN DOKUMEN REKAM MEDIS

Cara penyimpanan dokumen rekam medis terdapat 3 cara, yaitu :

  1. Penyimpanan Sentralisasi

Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara sentralisasi yaitu sistem penyimpanan dokumen rekam medis seorang pasien dalam satu kesatuan folder atau map baik dokumen rawat inap, rawat jalan, gawat darurat yang disimpan dalam satu folder, tempat, rak penyimpanan.

Kelebihan Sentralisasi :

  1. Mengurangi terjadinya duplikasi pemeliharaan dan penyimpanan
  2. Mengurangi jumlah biaya untuk peralatan dan ruangan
  3. Tata kerja dan peraturan kegiatan pencatatan medis mudah distandarisasi
  4. Memungkinkan peningkatan efesiensi kerja petugas penyimpanan
  5. Mudah menerapkan sistem unit record

Kekurangan Sentralisasi :

  1. Petugas lebih sibuk karena harus menangani unit rawat jalan dan unit rawat inap
  2. Petugas filing dokumen rekam medis harus jaga 24 jam
  3. Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam
1
  1. Penyimpanan Desentralisasi

Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara desentralisasi yaitu sistem penyimpanan dengan cara memisahkan dokumen rekam medis antara rawat jalan, rawat inap, gawat darurat terpisah dengan tempat, folder, rak penyimpanan.

Kelebihan Desentralisasi :

  1. Efesiensi waktu sehingga pelayanan pasien lebih cepat
  2. Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan

Kekurangan Desentralisasi :

  1. Terjadinya duplikasi dalam pembuatan rekam medis
  2. Biaya yang diperlukan untuk pengadaan peralatan dan ruangan lebih banyak
  3. Penyimpanan Satelit

Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara satelit yaitu sistem penyimpanan dokumen rekam medis baik rawat jalan, rawat inap, gawat darurat yang disimpan secara terus menerus pada suatu unit tertentu untuk keperluan pelayanan yang bersifat continue (terus menerus).

Kelebihan Penyimpanan Satelit :

  1. Efesiensi waktu sehingga pelayanan pasien lebih cepat
  2. Petugas filing rekam medis lebih ringan

Kekurangan Penyimpanan satelit :

Petugas unit yang bersangkutan lebih repot

  1. C. PENGERTIAN SISTEM PENJAJARAN

Penjajaran adalah sistem penataan rekam medis dalam suatu sekuens yang khusus agar rujukan dan pengambilan kembali (retrieve) menjadi mudah dan cepat.

  1. D. SISTEM PENJAJARAN DOKUMEN REKAM MEDIS

Terdapat 3 cara dalam sistem penjajaran rekam medis, yaitu :

  1. 1. Alphabetical
  2. 2. Alphanumerical
  3. Numerical (penomoran)

Sistem penjajaran secara numerical terbagi menjadi 3, yaitu :

  1. Sistem Penjajaran Berdasarkan Nomor Langsung (Straight Numerical Filing)

Sistem penjajaran nomor langsung yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan langsung nomor rekam medisnya pada rak penyimpanan.

14

Primer

(Primary Digits)

20

Sekunder

(Secondary Digits)

94

Tersier

(Tertiary Digits)

Kelebihan :

1)      Mudah dalam mengambil dokumen rekam medis sekaligus secara berurutan

2)      Mudah dalam melatih petugas yang melaksanakan penjajaran

Kekurangan :

1)      Petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor rekam medis sehingga mudah terjadi kekeliruan dalam mengambil, apabila dokumen dengan nomor urutan tengah

2)      Petugas sulit ditentukan seksi yang menjadi tanggung jawabnya

3)      Pekerjaan tidak tersebar merata diantara petugas

4)      Kesulitan dalam penerapan standarisasi atau mengontrolnya

5)      Makin besar angka yang diperhatikan, makin  besar kemungkinan membuat kesalahan

6)      Terjadinya konsentrasi petugas pada rak penyimpanan untuk  nomor terbesar

7)      Petugas saling berhimpitan apabila mengambil dokumen pada sub rak yang sama

Contoh nomor rekam madis :

20 94 13

20 94 14

20 94 15

20 94 16

20 94 17

20 94 23

20 94 24

20 94 25

20 94 26

20 94 27

20 94 33

20 94 34

20 94 35

20 94 36

20 94 37

  1. Sistem Penjajaran Berdasarkan 2 Angka Kelompok Akhir (Terminal Digit Filing)

Sistem penjajaran dengan sistem angka akhir yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan folder/dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok akhir.

14

Tersier

(Tertiary Digits)

20

Sekunder

(Secondary Digits)

94

Primer

(Primary Digits)

Kelebihan :

1)      Petambahan jumlah dokumen rekam medis tersebar di 100 section

2)      Pekerjaan akan terbagi secara merata untuk setiap petugas

3)      Mudah dilakukan standarisasi

4)      Petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section

5)      Dokumen rekam medis yang inaktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap section oleh petugas

6)      Jumlah dokumen rekam medis untuk setiap section dapat terkontrol dan terhindar dari timbulnya rak-rak kosong

7)      Kesalahan dalam penjajaran (misfiled) dapat dihindari

Kekurangan :

1)      Lebih lama dalam melatih petugas yang melaksanakan penjajaran

2)      Membutuhkan biaya awal lebih besar harus menyiapkan rak penyimpanan terlebih dahulu

Contoh nomor rekam medis :

13 20 94

14 20 94

15 20 94

16 20 94

17 20 94

18 20 94

19 20 94

20 20 94

23 20 94

24 20 94

25 20 94

26 20 94

27 20 94

28 20 94

29 20 94

30 20 94

33 20 94

34 20 94

35 20 94

36 20 94

37 20 94

38 20 94

39 20 94

40 20 94

  1. Sistem Penjajaran Berdasarkan 2 Angka Kelompok Tengah (Middle Digit Filing)

Sistem penjajaran dengan sistem angka tengah yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan folder/dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok tengah.

14

Sekunder

(Secondary Digits)

20

Primer

(Primary Digits)

94

Tersier

(Tertiary Digits)

Kelebihan :

1)      Konvensi dari sistem penjajaran straight numerical lebih mudah, berkas dapat ditransfer dengan blok terdiri dari 100 charts

2)      Sistem angka tengah penyebaran nomor-nomor lebih merata pada rak penyimpanan

3)      Kejadian misfiled dapat dihindari

4)      Petugas dapat diberi tanggung jawab untuk masing-masing section

Kekurangan :

1)      Lebih lama dalam melatih petugas yang melaksanakan penjajaran

2)      Membutuhkan biaya awal lebih besar harus menyiapkan rak penyimpanan terlebih dahulu

Contoh nomor rekam medis :

20 94 13

20 94 14

20 94 15

20 94 16

20 94 17

20 94 18

20 94 19

20 94 20

21 94 13

21 94 14

21 94 15

21 94 16

21 94 17

21 94 18

21 94 19

21 94 20

22 94 13

22 94 14

22 94 15

22 94 16

22 94 17

22 94 18

22 94 19

22 94 20

  1. E. TRACER

Tracer atau kartu petunjuk yaitu kartu yang digunakan untuk pengganti dokumen rekam medis yang diambil dari rak penyimpanan untuk digunakan berbagai keperluan.

Isi atau data pada tracer :

  1. Nomor rekam medis
  2. Tanggal peminjaman
  3. Tanggal pengembalian
  4. Unit atau orang yang menggunakan
  5. Keperluan
About these ads


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

et cetera
Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: